e-Fatura ve e-Arşiv kavramları sık karıştırılır. İkisi de elektronik belgedir ama hangi durumda hangisinin kullanılacağı GİB tarafından sıkı şekilde belirlenmiştir. Yanlış belge kesmek belge başına 6.900 TL'den başlayan cezalara yol açar.
Bu rehberde restoran işletmecileri için pratik bilgileri derliyoruz.
e-Fatura ve e-Arşiv Arasındaki Fark
e-Fatura: B2B (Kurumsal Müşteri)
Alıcı bir tüzel kişiyse (şirket) veya GİB sistemine kayıtlı e-Fatura mükellefi gerçek kişiyse e-Fatura kesilir. Bu belge:
- GİB üzerinden alıcının sistemine düşer
- Otomatik onay süreci vardır
- Belge kabul edilmezse iade edilebilir
- Müşteri mali müşaviri tarafından otomatik işlenir
e-Arşiv: B2C (Bireysel Müşteri)
Alıcı bir tüzel kişi DEĞİL ve e-Fatura mükellefi DEĞİL ise e-Arşiv kesilir. Bu belge:
- GİB sistemine bilgi olarak gönderilir
- Müşteriye e-posta veya SMS link ile gider
- Onay süreci yok — kesildiği an geçerli
- 5.000 TL ve üzeri her belge zorunlu
Restoran Senaryoları
Senaryo 1: Bireysel Müşteri 850 TL Hesap
Sıradan müşteri 850 TL hesap ödüyor. 5.000 TL altı olduğu için kasa fişi (yeni nesil ÖKC) yeterli. e-Arşiv gerekmez. e-Adisyon ise her durumda zorunlu — fiş ayrı, adisyon ayrı.
Senaryo 2: Bireysel Müşteri 6.200 TL Toplu Yemek
Müşteri 5.000 TL'yi aştığı için e-Arşiv zorunlu. POS sistemi otomatik olarak müşteri TC kimlik / VKN sorar, e-Arşiv keser, müşteriye e-posta/SMS ile gönderir.
Senaryo 3: Kurumsal Müşteri (Şirket)
Şirket yemekhanesi, catering siparişi vb. — e-Fatura zorunlu. Müşterinin VKN'si sorgulanır, GİB sisteminden e-Fatura mükellefi olduğu doğrulanır, belge oraya gönderilir.
Hangi Sağlayıcıyı Seçmeliyim?
e-Belge belgeleri doğrudan GİB'e gönderilemez — özel entegratör üzerinden geçer. Türkiye'deki popüler 4 entegratör:
1. QNB Finansbank eFinans
- Türkiye'nin en büyük entegratörü
- Geniş hizmet ağı, güçlü destek
- Fiyat: belge başı 0,80-1,50 TL
- Restoranlar için en yaygın tercih
2. Park Bilişim
- Hızlı entegrasyon
- Esnek API yapısı
- Fiyat: belge başı 0,60-1,20 TL
- Orta-küçük ölçek için cazip
3. Logo (KEP)
- Logo muhasebe kullananlar için entegre paket
- Fiyat ortalama
- Diğer sistemlerle uyumlu
4. Mikro Yazılım
- Mikro muhasebe kullananlar için
- Sınırlı POS entegrasyonu
Sık Yapılan Hatalar
Hata 1: Yanlış Belge Türü
Bireysel müşteriye e-Fatura, şirkete e-Arşiv keserseniz GİB sistemi reddeder, belge boşa gider. Müşterinin VKN/TCKN bilgisini sistem otomatik kontrol etmelidir.
Hata 2: 7 Gün Kuralının Aşılması
e-Fatura veya e-Arşiv belgenin 7 gün içinde GİB'e gönderilmesi zorunlu. Sistem hatası nedeniyle 8. günde gönderilirse ceza.
Hata 3: İptal/İade Yönetimi
Müşteri iade isterse iade faturası kesilmeli (orijinali silinmez). Çoğu işletme bunu doğru yapamaz, denetimde sorun çıkar.
Sonuç
e-Fatura ve e-Arşiv süreçleri restoran POS'unuza otomatik entegre edilmelidir. Kasiyer manuel müdahaleyle bu işlemleri yapamaz, hata oranı yüksek olur.
Dion POS'un e-Fatura modülü QNB eFinans ve Park entegrasyonlarıyla 2024'ten bu yana çalışıyor. Hata kuyruğu, otomatik tekrar deneme, müşteri portalı — hepsi standart. Demo isteyin.
